Tổ chức sự kiện là gì? Cách tổ chức sự kiện thành công?

Ở đất nước ta hiện nay, ngành dịch vụ tổ chức sự kiện đang không ngừng phát triển. Thu hút giới trẻ có sức trẻ năng động, theo đuổi đam mê và đầy sáng tạo. Và đối với một số bạn mới những bước đầu tìm hiểu bạn sẽ có khái niệm tổ chức sự kiện là gì rất mơ hồ và chưa đầy đủ mọi thông tin. Bài viết hôm nay mình sẽ cung cấp cho bạn thêm một khối kiến thức về ngành tổ chức sự kiện nhé.

1. Sự kiện là gì?

Sự kiện (hay là event) có thể hiểu là những hoạt động có chủ đích của con người xảy ra vào một thời điểm và địa điểm cụ thể. Tập trung suy nghĩ và nguồn lực để truyền đạt một số loại thông tin. Từ đó gây sự chú ý và thu hút sự chú ý của người tham gia.

Đó có thể là những hoạt động ý nghĩa được giới truyền thông quan tâm, chẳng hạn như World Cup, trò chơi trên biển và cuộc thi hoa hậu, hoặc có thể là những hoạt động có ý nghĩa cá nhân và gia đình liên quan đến cuộc sống, chẳng hạn như đám cưới, sinh nhật và các thói quen hàng ngày phong tục. Hoặc các hoạt động liên quan đến hoạt động kinh doanh và marketing: hội nghị, hội thảo, giới thiệu sản phẩm, lễ khai trương.

2. Tổ chức sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện là hoạt động tổ chức trong lĩnh vực văn hóa, thương mại, thương mại thông qua hội thảo, hội nghị, triển lãm, tiệc,... Từ đó truyền tải những thông tin mà đơn vị tổ chức sự kiện mong muốn công chúng và khách hàng cảm nhận.

Trong quá trình tổ chức sự kiện, từng đơn vị có trách nhiệm triển khai kế hoạch. Theo dõi và hoàn thành một phần của các hoạt động diễn ra tốt đẹp. Từ khi hình thành ý tưởng ban đầu đến khi kết thúc sự kiện

3. Vai trò của tổ chức sự kiện

• Tổ chức sự kiện chủ yếu phục vụ các hoạt động quan hệ công chúng và tiếp thị nhằm gia tăng khách hàng và nâng cao uy tín thương hiệu. Đôi khi các sự kiện được tổ chức cho bàn ăn tối hoặc các cuộc họp, lễ kỷ niệm giải trí, tiệc năm mới và bữa tối. Mục đích của việc tạo ra một tổ chức sự kiện là thu hút sự chú ý của công chúng và đối tượng mục tiêu mà sự kiện đó muốn tiếp cận.

• Tổ chức sự kiện có vai trò quan trọng trong việc quảng bá thương hiệu và sản phẩm. Nó chỉ đứng sau các hoạt động như quảng cáo và nghiên cứu thị trường.

• Doanh nghiệp tổ chức các hoạt động chủ yếu để đánh bóng thương hiệu, sản phẩm và dịch vụ của mình. Để tiếp cận khách hàng mục tiêu và thúc đẩy bán hàng. Các hoạt động thành công sẽ có tác động truyền thông hiệu quả. Ngược lại, nếu như thất bại thì sẽ làm ảnh hưởng và giảm giá của thương hiệu trên thị trường. 

4. Mục đích của việc tổ chức sự kiện 

Mục đích của sự kiện là kết quả mà nhà đầu tư và đơn vị tổ chức sự kiện đạt được trong quá trình thực hiện sự kiện. Thông qua tạo sự kiện sẽ giúp đạt được 3 mục đích chính sau đây.

• Hỗ trợ các hoạt động quảng bá nhằm thiết lập và phát triển hình ảnh sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của nhà đầu tư. 

• Giúp cải thiện hoặc thay đổi nhận thức của công chúng về thương hiệu hoặc nhãn hiệu của nhà đầu tư. 

• Tối đa hóa hiệu quả truyền thông và chạm đến cảm xúc của khách hàng mục tiêu. 

Ngoài ra, tổ chức sự kiện còn phục vụ các mục đích khác như hỗ trợ bán hàng, thực hiện chính sách kênh phân phối, quảng cáo trực tiếp sản phẩm, dịch vụ, thương hiệu của chủ đầu tư.

5. Cách tổ chức sự kiện thành công?

Có rất nhiều câu hỏi đặt ra là làm thế nào để tổ chức một sự kiện thành công? Cần những gì để tổ chức một sự kiện thành công? Theo loại hình hoạt động, có sự điều chỉnh về nội dung và hình thức tổ chức, nhưng chúng ta vẫn phải thực hiện những việc sau:

5.1 Xác định khách hàng mục tiêu của sự kiện.

Một trong những tiêu chí để đo lường sự thành công của một sự kiện là dựa trên số lượng và giá trị khách hàng mà sự kiện thu hút được. Vì vậy, việc xác định khách hàng mục tiêu và khách hàng tiềm năng là đặc biệt quan trọng, điều này buộc các nhà tiếp thị và tổ chức sự kiện phải xác định đúng khách hàng mục tiêu và khách hàng tiềm năng của công ty. Sự kiện là ai? Thông tin của sự kiện là gì? Thói quen tiêu dùng của họ thích tạo ra những tương tác thực sự hiệu quả.

5.2 Đặt mục tiêu cụ thể.

Định nghĩa một sự kiện thành công là đạt được mục tiêu hoạt động của sự kiện. Kế hoạch và ngân sách là cơ sở để chúng tôi đánh giá hiệu quả hoạt động. Thường không có sự tập trung và đầu vào phù hợp trong lĩnh vực tổ chức sự kiện nên nếu không đặt mục tiêu trước thì khó có thể “đo lường” kết quả của sự kiện này đến uy tín của công ty.

Đặt ra mục tiêu cho hoạt động tổ chức sự kiện là một công việc không hề đơn giản nhưng rất cần thiết, vì chúng ta cần phải đánh giá được hiệu quả công việc sắp tiến hành.

5.3Thành lập đội ngũ tổ chức sự kiện

Xác định quy mô của tổ chức hoạt động theo các mục tiêu đã thiết lập và thành lập đội ngũ nòng cốt. Dù thế nào đi nữa thì đội ngũ nhân sự cũng là yếu tố đầu tiên và quan trọng nhất quyết định sự thành công của sự kiện.

Tổ chức một sự kiện cần sự nỗ lực và phối hợp của nhiều bộ phận liên quan. Trong đó, quan trọng nhất là người quản lý sự kiện, có nhiệm vụ phân bổ và điều phối tất cả các hoạt động diễn ra trong sự kiện.

5.4 Xác định thời gian, địa điểm, thành phần tham gia sự kiện

Trong bước này, kế hoạch tiếp thị tổng thể của công ty thường được tuân theo, nhưng đôi khi nhóm tổ chức sự kiện sẽ chủ động lập kế hoạch và đưa ra các đề xuất cho ban giám đốc.

• Có thể chỉ định trước lựa chọn ngày và địa điểm cụ thể cho các sự kiện lặp lại, nhưng nếu đây là sự kiện mới, hãy xem xét những điều sau:

• Xác định thời gian lập kế hoạch phù hợp (tùy thuộc vào tính chất của hoạt động)

• Tìm hiểu về các ngày lễ hợp pháp và tôn giáo

• Kiểm tra ngày với những người tham gia chính

• Địa điểm hoạt động khảo sát

5.5 Lựa chọn chủ đề tổ chức sự kiện

Để tổ chức một sự kiện độc đáo và nổi bật, bạn cần chọn một chủ đề ấn tượng, hấp dẫn để thu hút người tham gia. Đầu tiên, bạn cần có một chủ đề hấp dẫn và một tên sự kiện thật ấn tượng. Bởi vì cái tên có thể là một điểm nhấn quan trọng, đặc biệt là trên các phương tiện truyền thông.

Lúc này, nhóm tổ chức sự kiện cần tập trung vào việc tạo tên sự kiện. Tạo một khẩu hiệu-một khẩu hiệu thương hiệu ngắn gọn, dễ nhớ mô tả sự kiện. Sau đó thiết kế các dấu hiệu và hệ thống nhận biết khi cần thiết.

5.6 Lập kế hoạch tổng thể cho sự kiện

Đây là một trong những bước quan trọng nhất, dựa trên những thông tin sẵn có, mọi hoạt động trước, trong và sau sự kiện đều được lên kế hoạch chi tiết. Kế hoạch phải bao gồm tất cả các khía cạnh của hoạt động, bao gồm:

• Diễn giả / người thuyết trình (xác định, xác minh, hậu cần và quản lý)

• Hoạt động / Giải trí

• Khuyến mại / quảng cáo (trực tuyến và ngoại tuyến, chẳng hạn như các trang web và chương trình khuyến mãi trực tuyến; lịch sự kiện; chương trình in; quan hệ truyền thông; bảng hiệu; truyền thông xã hội)

• Quản lý nhà tài trợ / đối tác

• Đăng ký (đăng ký trực tuyến, thanh toán và theo dõi; đăng nhập tại chỗ, …)

• Quản lý tình nguyện viên

5.7 Kiểm soát và điều chỉnh kế hoạch khi tổ chức sự kiện

Để lên kế hoạch cho một sự kiện, bạn phải là một nhà quản lý thận trọng và có thể kiểm soát nhiều việc cùng một lúc. Sau khi lập kế hoạch xong, người quản lý giao việc để kiểm soát các thành viên trong nhóm hoạt động chạy đúng giờ.

Ngoài ra, bạn có thể sử dụng phần mềm hỗ trợ trực tuyến để đơn giản hóa quy trình tổ chức sự kiện, chẳng hạn như thanh toán, tích hợp danh sách liên hệ, báo cáo, đăng ký,...

5.8 Làm việc với các nhà cung cấp, đơn vị tài trợ, bảo trợ truyền thông 

Hãy xem liệu có tổ chức nào có thể làm việc với bạn hoặc gây quỹ để giúp thanh toán các hóa đơn và tăng cơ hội tham gia của bạn hay không. Khi bạn làm việc với những người khác, họ sẽ góp phần vào việc quảng bá, phổ biến và thành công của sự kiện. 

Tùy thuộc vào loại sự kiện, bạn có thể đang tìm kiếm một công ty để tài trợ cho một số sự kiện. Điều này có thể bao gồm các tổ chức công có thể muốn tài trợ bữa tối, cung cấp vé vào cửa hoặc các mặt hàng đấu giá im lặng quan trọng hoặc họ có thể là các doanh nghiệp địa phương có thể cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ, chẳng hạn như hoa, quà tặng và các dịch vụ khác.

5.9 Truyền thông cho sự kiện

Quảng bá là một bước không thể thiếu trong quy trình tổ chức sự kiện. Quảng cáo sự kiện có thể bắt đầu từ các kênh bạn sở hữu, chẳng hạn như thông báo trên trang web, email hoặc các kênh truyền thông xã hội. Sau đó, có các quảng cáo trả tiền trực tuyến và ngoại tuyến, sử dụng các công cụ truyền thông để khuyến khích khách hàng đăng ký. 

Ngoài ra, cần chú ý tri ân, tri ân các nhà tài trợ, đơn vị truyền thông. Bên cạnh đó, cần có thêm các thông cáo báo chí và các bài báo truyền tải những thông tin quan trọng hay sự thành công của sự kiện.

5.10 Thiết lập ngân sách cho sự kiện

Ngân sách nên xem xét và kết hợp các ước tính ban đầu của tất cả các hạng mục chính được xác định trong kế hoạch tổ chức sự kiện. Đừng quên thêm mọi chi phí đi lại hoặc ăn ở cho khách VIP, diễn giả, ...và ngân sách có thể. 

5.11 Đánh giá, rút kinh nghiệm sau sự kiện

Làm cách nào để biết sự kiện có thành công hay không? Bạn đo lường sự thành công của sự kiện bằng số lượng người đăng ký hoặc người tham gia, hay bằng cách của nó.

Để có thể dễ dàng đánh giá được hiệu quả của sự kiện thì những doanh nghiệp cần dựa trên các KPI đã thiết lập trong mục tiêu ban đầu để so sánh, đối chiếu và đánh giá. Đồng thời họp toàn đội sau sự kiện để nhận xét và rút kinh nghiệm.

Và nếu bạn là đơn vị tổ chức sự kiện hay là cá nhân tự tổ chức sự kiện thì đừng quên yếu tố góp phần thu hút, tỏa năng lượng cho buổi sự kiện đó là dàn âm thanh di động, loa kéo chuyên nghiệp. Dàn âm thanh chất lượng sẽ giúp cho buổi tổ chức sự kiện của bạn thành công hơn và ấn tượng hơn. 

Một số loa kéo công suất lớn hay nhất hiện nay phù hợp không gian ngoài trời, tổ chức sự kiện với không gian lớn, bạn có thể tham khảo như:

• Loa kéo điện PA 9100 Plus
• Loa kéo Best BT 6900
• Loa kéo Best BT 6910
• Loa kéo Best BT 6920
• Loa kéo Prosing W18C
• Loa kéo Acnos KB51

Nếu bạn có như cầu tìm kiếm mua loa kéo giá rẻ hay địa chỉ mua kéo tốt nhất tại TPHCM thì hãy ghé Loadidong.vn. Bạn sẽ được test loa thoải mái, được đổi trả hàng miễn phí nếu hàng lỗi hoặc kém chất lượng và được giao hàng miễn phí tại TPHCM.

Với những chia sẻ trên đây của loadidong.vn, hy vọng bạn đã có được những thông tin hữu ích về tổ chức sự kiện và có thể đưa ra những lựa chọn sáng suốt khi quyết định công ty tổ chức sự kiện để hợp tác.