Kinh nghiệm tổ chức tiệc cuối năm Đơn giản, Ý nghĩa

Tổ chức tiệc cuối năm luôn là vấn đề được quan tâm nhiều nhất từ các công ty doanh nghiệp. Nếu bạn là doanh nghiệp vừa và nhỏ, chắc chắn việc thuê một đơn vị tổ chức sự kiện sẽ khó khăn bởi kinh phí hạn hẹp. Đừng lo lắng, bạn có thể tự lên ý tưởng tổ chức tiệc cuối năm cho công ty mình ấn tượng và ý nghĩa giúp bạn tiết kiệm chi phí tốt nhất. Hãy cùng loadidong.vn tìm hiểu cách tổ chức tiệc cuối năm đơn giản dưới đây nhưng đầy mới lạ và đem lại sự hào hứng cho các thành viên tham gia.

Tổ chức tiệc cuối năm là gì?

Tổ chức tiệc cuối năm hay còn gọi là Year End Party là một sự kiện vô cùng quan trọng, là buổi họp mặt để các công ty tổng kết, báo cáo công việc một năm vừa qua, đồng thời là dịp để tuyên dương, khen thưởng các cá nhân đã làm việc tốt

Tổ chức tiệc tất niên không chỉ là bữa tiệc tri ân của lãnh đạo đối với nhân viên mà còn động viên, khích lệ những cá nhân, tập thể có thành tích xuất sắc, giúp nhân viên gặp gỡ, giao lưu trong công ty và tăng sự gắn kết trong nội bộ. công ty.

Đồng thời, đây cũng là cơ hội để các công ty nâng cao hình ảnh thương hiệu và tri ân khách hàng, đối tác. Vì vậy, việc tổ chức tiệc tất niên cần hết sức lưu ý để tạo cho mọi người ấn tượng tốt đẹp và trang trọng.

Các bước lên kế hoạch cho buổi tổ chức tiệc cuối năm    

Lên kế hoạch tổ chức tiệc cuối năm cho công ty cần lên trước ít nhất 1-2 tháng. Vì vào “mùa cao điểm”, rất khó để tìm được nơi ưng ý, đặc biệt trong thời gian giãn cách Covid hiện nay. Muốn tổ chức tiệc cuối năm ý nghĩa, bạn phải chú ý những bước lên kế hoạch sau: 

1. Xác định quy mô tiệc tất niên cuối năm

Trong kế hoạch tổ chức tiệc cuối năm, bạn cần xác định rõ thời gian tổ chức, số lượng người tham gia, các hoạt động diễn ra trong bữa tiệc,… và thống nhất đầy đủ các khía cạnh này sẽ giúp bạn không bị nhầm lẫn giữa các bên lịch trình trong quá trình.

2. Lựa chọn địa điểm tổ chức

Về địa điểm tổ chức tiệc cuối năm cho công ty, bao gồm cả địa điểm trong nhà hay ngoài trời. Địa điểm trong nhà có thể là nhà hàng, trung tâm hội nghị, hoặc khuôn viên công ty… Địa điểm ngoài trời bao gồm khu du lịch, resort, bãi biển… Theo ý tưởng đã chọn, công ty sẽ dễ dàng hơn trong việc lựa chọn địa điểm tổ chức buổi lễ.

Ngoài ra, số lượng khách mời cũng là một tiêu chí để chọn địa điểm họp.

3. Xây dựng các ý tưởng tổ chức tiệc cuối năm

Đây là bước khó và tốn nhiều thời gian nhất. Vì hầu hết các công ty chưa có kinh nghiệm tổ chức sự kiện. Hơn nữa, việc cân đối giữa giờ làm việc và việc chuẩn bị tiệc cuối năm cũng rất hạn chế. Do đó, để có được ý tưởng tổ chức tiệc cuối năm ấn tượng, bạn nên tham khảo ý kiến ​​của đơn vị tổ chức sự kiện.

 Khi xây dựng ý tưởng tổ chức tiệc cuối năm, cần chú ý đến kịch bản của chủ nhà, thứ tự và thời lượng của từng món cũng như thực đơn của bữa tiệc.

4. Kiểm soát các hoạt động tổ chức trong buổi tiệc cuối năm

Trước khi tổ chức tiệc tất niên cho công ty, người thực hiện phải làm tốt công tác tuyên truyền để thu hút đông đảo quần chúng nhân dân tham gia. Nếu tiệc tổ chức trong nội bộ công ty, bạn chỉ cần lên kế hoạch truyền thông trước khoảng 1 tháng. Ngoài ra, cần phối hợp với đơn vị tổ chức sự kiện để lắp đặt sân khấu, âm thanh, ánh sáng, các thủ tục kiểm tra,… 

Tùy theo kế hoạch của công ty mà sẽ có những tiết mục khác nhau. Ngoài ra, việc kiểm soát chất lượng của buổi biểu diễn là rất quan trọng để làm cho chương trình hoàn thành.Hạn chế việc buổi tiệc đã tàn mà còn rất nhiều tiếc mục, chương trình chưa được trình diễn và ngược lại.

5. Thực đơn cho tiệc tất niên công ty

Tất nhiên, thực đơn là thứ cần thiết trong bất kỳ bữa tiệc nào. Công ty cần biết số lượng khách hàng để lên thực đơn, đồng thời cân đối chi phí và khẩu phần ăn của từng người, như vậy là đủ. Tránh trường hợp khách dự tiệc nhưng bỏ bữa hoặc ăn quá no

Ngoài ra, các công ty có thể tổ chức tiệc cuối năm bằng các cuộc khảo sát về thực đơn. Thu thập sở thích món ăn của khách, từ đó bạn có thể tạo thực đơn dễ dàng hơn.

III. Các ý tưởng tổ chức tiệc cuối năm cho công ty

Có nhiều khái niệm về cách tổ chức tiệc cuối năm cho công ty theo loại hình văn hóa doanh nghiệp hay theo sở thích của các thành viên trong công ty, bộ phận hoạt động có thể chuyên nghiên cứu về tính cách của từng cá nhân. Doanh nghiệp “động não” để đưa ra triết lý tổ chức độc đáo nhưng vẫn phù hợp.

1. Tiệc trà bánh

Tiệc trà và bánh ngọt sẽ là một ý tưởng quen thuộc. Trà nên dùng hoa hoặc lá có mùi thơm như hoa cúc, hoa nhài, hay cụ thể hơn là atiso hoặc sâm dứa. Một loại trà dễ tìm khác là trà chanh. Tiệc cuối năm thường vào mùa lạnh, nếu trên bàn có ấm trà nóng kèm với một vài lát gừng thì phải gọi là “chuẩn không cần chỉnh”.

Các loại bánh có thể dùng cho tiệc trà bao gồm bánh gừng, nho khô hoặc sô cô la. Bánh kem cũng phải chăng vì vào mùa lạnh bánh kem sẽ giữ được lâu hơn và có vị mát hơn. Ngoài bánh ngọt, bạn cũng có thể ăn kẹo lạc, kẹo vừng, kẹo dẻo.

Tiệc trà thích hợp làm buổi họp mặt lãnh đạo cuối năm để những người tham gia chính trong doanh nghiệp có thời gian ngồi lại hàn huyên tâm sự. Nếu doanh nghiệp của bạn có phong cách kinh doanh thoải mái và thích ngồi trò chuyện cùng nhau thì đây cũng là ý tưởng phù hợp để triển khai toàn doanh nghiệp.

2. Team-building & mini games

Nếu bàn trà bánh kem hơi đơn điệu đối với một số doanh nhân thì có lẽ kết hợp nhạc nền EDM cạnh tranh khốc liệt trong một buổi họp mặt team building sẽ phù hợp hơn. Team building là một trò chơi vận động thú vị, kết hợp giữa chân tay và trí não, giúp cơ thể chống lại tình trạng căng cơ, mệt mỏi sau thời gian làm việc lâu và mang tính giải trí cao.

Trò chơi team building có thể được tổ chức trong văn phòng hoặc ngoài trời, tùy thuộc vào luật chơi, số lượng người chơi và quy mô của công ty. Ví dụ, hội trường rộng 100 mét vuông đủ cho 20 người chơi giật cờ hoặc kéo co. Một số trò chơi rất phổ biến, các em có thể dùng đồ dùng văn phòng (kéo, giấy, dây thừng ...) để chơi như "cướp phết", "đầu voi đuôi chuột", "2 sự thật, 1 lời nói dối" ...

 3. Tiệc lẩu/ nướng

Một cách dễ dàng để tổ chức tiệc cuối năm là bữa tiệc đặt chỗ tại một nhà hàng trước năm mới và có một trò chơi tuyệt vời với bạn bè của bạn. Các bữa ăn thúc đẩy tình bạn trong công ty thường là lẩu hoặc thịt nướng. Bếp lửa hồng hay nồi lẩu Thái nóng hổi se se lạnh cuối năm.

Nhiều nhà hàng hiện nay có thực đơn tự chọn, từ chiều cho đến khi nhà hàng đóng cửa, bạn và đồng nghiệp có thể thoải mái ăn uống và trò chuyện. Hơn nữa, một số nơi là nơi kết hợp các hoạt động nên tổ chức các lễ kỷ niệm hoành tráng như sân khấu, dàn nhạc, loa, trống, hay bắn pháo hoa.

Nếu bạn không muốn đến một nhà hàng sang trọng hoặc lo ngại về thực phẩm không an toàn, mọi người trong công ty có thể gặp may. Hạnh phúc có nghĩa là mỗi người đóng góp một phần nhỏ cho bữa tiệc, ví dụ bộ phận nhân sự sẽ lo trà và tráng miệng, bộ phận bán hàng sẽ tẩm ướp và chuẩn bị thịt nướng, bộ phận tiếp thị sẽ lo rau và nước sốt ... nhưng có lãi và chắc chắn sẽ là một kỷ niệm đẹp. 

4. Tiệc gây quỹ từ thiện

Là một sự kiện từ thiện mang nhiều ý nghĩa nhân văn. Có lẽ năm nào công ty tổ chức các đợt quyên góp ủng hộ đồng bào lũ lụt, trại trẻ mồ côi, làng chạy thận ... thì sự kiện cuối năm vừa là tổng kết các hoạt động thiện nguyện vừa là kỷ niệm.

Mỗi công ty trích một phần lợi nhuận của mình cho công tác xã hội. Đây là một ý tưởng tổ chức tiệc cuối năm rất hay là một mũi tên trúng 2 đích khi vừa là nơi gặp mặt cuối năm vừa là công việc ý nghĩa.

5. Tổ chức các cuộc thi

Một ý tưởng hay cho bữa tiệc cuối năm của công ty là một cuộc thi. Thông thường những trò chơi này sẽ bắt đầu trước một khoảng thời gian. Khi đó, tổ chức tiệc tất niên cũng là đêm thi cuối cùng của cuộc thi nào đó, không chỉ mang đến sự sôi động, hào hứng mà còn thúc đẩy sự cạnh tranh giữa các thành viên trong công ty.

a. Thi trang trí phòng làm việc

Thông thường, các cuộc thi trang trí văn phòng theo nhóm sẽ thú vị hơn so với cá nhân. Bạn có thể chọn ý tưởng trang trí của mùa xuân và Tết Nguyên đán, chủ yếu là trang trí bằng tay, hãy để nhóm phát triển khả năng sáng tạo. Quỹ cạnh tranh có thể bị giới hạn, được rút từ ngân sách của công ty, hoặc do chính bộ phận chi trả.

Cuộc thi được chia thành 2 vòng: vòng online và vòng offline. Vòng online sẽ là cuộc thi bình chọn ảnh công sở trên Facebook (tính theo lượt like, share, comment). Vòng offline sẽ diễn ra trước cuộc họp công ty vài tiếng, lúc đó hội đồng (cũng là ban giám khảo) sẽ đến thăm đội và chấm điểm. Tên đội thắng cuộc sẽ được công bố trong buổi tiệc.

b. Thi thời trang/ trang phục công sở

Cuộc thi này đặc biệt phù hợp với những nơi làm việc có tỷ lệ % cực cao là nữ. Khi trang phục công sở hàng ngày quá gò bó và có ít sự lựa chọn, những phụ nữ thích ăn mặc lộng lẫy sẽ có địa điểm biểu diễn. Ngoài ra, đừng quên các anh em sẽ có cơ hội trở thành những nam thần cực “ngầu” trong buổi lễ cuối năm. 

Hình thức của chương trình sẽ rất giống với một cuộc thi hoa hậu thân thiện. Vẻ đẹp bên ngoài là điều tất yếu, nhưng vẻ đẹp bên trong mới là điều cần thiết. Vì vậy, sau phần thi trang phục nên có phần thi ứng xử. 

Các vấn đề về hành vi có thể xoay quanh việc xây dựng và duy trì các mối quan hệ trong tổ chức, và đây cũng là thời điểm tốt để mọi người chia sẻ ý kiến ​​của họ về các vấn đề văn phòng khó nói hàng ngày. Cơ cấu phần thưởng sẽ tùy thuộc vào đơn vị tổ chức. 

c. Thi làm bánh / nấu ăn

Ngoài kỹ năng nấu nướng, một đội còn phải biết phối hợp nhịp nhàng trong thời gian cho phép để cho ra đời những món ăn ngon. Luật chơi có rất nhiều, tùy theo độ khó, bạn có thể tham khảo chương trình MasterChef để có được những ý tưởng vòng quay độc đáo.

Luật chơi: Mỗi đội được quyền lựa chọn nguyên liệu và chuẩn bị trước trò chơi. Thời gian thi khoảng 1 buổi (sáng hoặc chiều), sản phẩm là đĩa cơm lam đậm đà. Các tiêu chí chấm điểm bao gồm vẻ đẹp và hương vị của món ăn, ý tưởng trang trí mâm cơm và cách trình bày ý nghĩa của những món ăn này.

d. Một vài ý tưởng khác

Một vài ý tưởng khác có thể kể tới như:

• Cuộc thi chụp ảnh bộ phận, giới thiệu bộ phận: chụp ảnh từng bộ phận hoặc nhóm nhỏ của công ty, chọn ảnh đẹp nhất và kèm theo mô tả, giải ấn tượng nhất sẽ do lãnh đạo công ty bình chọn.

• Cuộc thi ấn tượng công ty: Mọi người đều có quyền gửi một bài báo hoặc bài hát, bức tranh, video clip liên quan đến ấn tượng của mình khi làm việc trong công ty. Chủ nhân của tác phẩm được nhiều ý kiến ​​bình luận. Sự lựa chọn tốt nhất của tất cả các nhân sự sẽ là người chiến thắng.

• Cuộc thi sáng tạo: Nhóm lãnh đạo sẽ đưa ra một chủ đề trong cuộc thi nội bộ, và giải pháp sáng tạo nhất sẽ được trao giải.

• Cuộc thi tiếng hát công ty: Người tham gia có quyền gửi video hoặc đoạn ghi âm giọng hát của mình và đăng lên mạng xã hội để bình chọn, người có điểm bình chọn cao nhất sẽ là người chiến thắng.

• Bốc thăm trúng thưởng: Mọi người trong bữa tiệc sẽ ghi tên mình vào tấm biển và bỏ vào hộp kín. Khi bữa tiệc kết thúc, BTC sẽ bốc thăm để tìm ra người chiến thắng.

Để tổ chức tiệc cuối năm ý nghĩa, ấn tượng và không bị nhàm chán thì bạn nên sử dụng những chiếc loa kẹo kéo, loa di động, loa karaoke xách tay giúp cho cuộc vui chơi trở nên khuấy động hơn, cuốn hút hơn. Hãy liên hệ Loadidong.vn để được tư vấn những mẫu loa kéo tốt nhất hiện nay, phù hợp cho không gian tổ chức sự kiện cuối năm của công ty bạn.

6. Giao lưu văn nghệ

 Ý tưởng tổ chức bữa tiệc cuối năm này rất giống với một buổi biểu diễn miễn phí của các thành viên trong tổ chức, công ty. Tiệc vui là chính, chất lượng chuyên môn của buổi biểu diễn không quan trọng. Mọi người được tự do đóng góp vào các tiết mục văn nghệ sân khấu như hát, múa, múa, diễn kịch, kể chuyện, thời gian còn lại có thể giao lưu, uống trà, trò chuyện.

Với các bước thực hiện và ý tưởng tổ chức tiệc cuối năm như trên, mong rằng những ai đang lên kế hoạch và tổ chức tiệc tất niên sẽ có một công việc kinh doanh suôn sẻ. Mọi ý tưởng đều cần sự xem xét chi tiết nhất về tính khả thi. (Tổ chức, kinh phí, địa điểm, con người) để tránh những điều không may có thể xảy ra trong các sự kiện quy mô lớn. Bạn cũng có thể cân nhắc sử dụng các thiết bị âm thanh loa di động của chúng tôi giúp cho tổ chức sự kiện khoa học hơn, nhanh hơn, cuốn hút hơn.

Đặc biệt, trong mùa giãn cách covid hiện nay, nếu bạn đang mong muốn tổ chức tiệc cuối năm 2021 cho công ty thì hãy lưu ý quy định 5K của nhà nước. Đồng thời chọn địa điểm tổ chức với số lượng người tham gia phù hợp, tránh lãng phí chi phí cũng như đảm bảo an toàn cho mọi người. Chúc bạn thành công!