Cách tổ chức Party ngoài trời ẤN TƯỢNG, tiết kiệm chi phí

Không khí mát mẻ, dịu nhẹ của những ngày cuối hè đầu thu là thời điểm thích hợp để bạn và gia đình tổ chức những buổi tụ tập họp mặt bạn bè, gia đình nho nhỏ. Bữa tiệc tuyệt vời nhất dành cho mọi người sẽ được tổ chức tại khu vườn của bạn, ánh nến lung linh, trang trí cây cỏ, phụ kiện trang trí… Hãy để Loadidong.vn gợi ý cho bạn các cách tổ chức party ngoài trời. Nếu bạn chưa có nhiều ý tưởng về việc tổ chức tiệc ngoài trời thì dưới đây là những gợi ý thú vị để bạn tham khảo.

Tổ chức sự kiện ngoài trời là gì?

Đầu tiên, mọi người cần hiểu khái niệm về sự kiện. Event hay còn gọi là sự kiện dùng để chỉ một hoạt động có chủ đề hoặc ý nghĩa rõ ràng, diễn ra tại một thời điểm và địa điểm nhất định, có nhiều người tham gia và tồn tại. Sự kiện chỉ có thể được tổ chức một lần như lễ khai trương, lễ tổng kết ... hoặc đôi khi là một chuỗi sự kiện liên tục với cùng mục đích như sự kiện trình diễn thời trang, sự kiện bán hàng ...

Tổ chức sự kiện là lên nội dung, kịch bản, ý tưởng, cung cấp con người và kế hoạch cụ thể cho sự kiện. Sau đó tiến hành thực hiện và tổ chức. Ít ai biết rằng đây cũng là một trong những mắt xích truyền thông quan trọng, giúp mang lại hiệu quả mạnh mẽ cho hoạt động truyền thông và phục vụ mục đích của từng sự kiện, đối tượng khách hàng khác nhau. Theo ý tưởng hay mục đích của mỗi sự kiện khác nhau mà người ta sẽ lựa chọn những hình thức tổ chức sự kiện khác nhau. Nó có thể ở trong nhà hoặc ngoài trời.

Công ty tổ chức sự kiện sẽ chịu mọi trách nhiệm trong suốt thời gian diễn ra sự kiện. Việc tổ chức các hoạt động ngoài trời không chỉ phụ thuộc vào nguồn kinh phí, ngân sách hiện có mà còn phụ thuộc vào nội dung, mục đích và ý nghĩa mà bạn muốn truyền tải.

Vì sao nên tổ chức party ngoài trời?

Tiệc party của công ty là buổi tổng kết cuối năm của công ty, là bữa tiệc đầm ấm để các nhân viên trong công ty sum họp, thư giãn và kết thúc một năm làm việc mệt mỏi.

Việc tổ chức party ngoài trời không chỉ để lại ấn tượng sâu sắc trong lòng mọi người mà còn tạo được lợi thế về không gian rộng và gần gũi với thiên nhiên, từ đó có nhiều sự lựa chọn hơn trong thiết kế sân khấu. Nó cũng thuận tiện hơn.

Trang trí tiệc party tại hội trường, nhà hàng hay không gian kín sẽ càng thiếu thốn hơn do hạn chế về không gian và phải nhờ đến các thiết bị sự kiện đã được lắp đặt sẵn. Ngược lại, đối với những bữa tiệc party ngoài trời, những ý tưởng độc đáo sẽ hiệu quả và dễ thực hiện hơn. Các ý tưởng thiết kế sân khấu khác nhau tách biệt khu vực ăn uống, khu trò chơi và khu vực chụp ảnh để tạo không gian mở ngoài trời dễ dàng và thuận tiện hơn.

Quy trình tổ chức party ngoài trời

Một sự kiện dù tổ chức ngoài trời hay tổ chức trong không gian nào cũng cần đảm bảo thực hiện đúng quy trình của nó. Quy trình tổ chức hoạt động ngoài trời được thực hiện theo các bước cơ bản sau:

.1. Xây Dựng Ý Tưởng Và Chủ Đề của Party

Trước khi tổ chức tiệc ngoài trời, bạn cần lên ý tưởng và chủ đề tổng thể cho sự kiện. Khi tổ chức một bữa tiệc, ý tưởng và chủ đề là chìa khóa để lập kế hoạch cho bước tiếp theo

Mỗi bữa tiệc khác nhau như tiệc tất niên sẽ có những yêu cầu khác nhau về cách bài trí, bố trí sân khấu và không gian tổ chức. Vì vậy, mỗi hoạt động của tổ chức cần có ý tưởng riêng, theo yêu cầu của khách hàng và tiêu chuẩn của bên yêu cầu.

Khi đã có ý tưởng cho buổi tiệc, việc tiếp theo bạn cần làm là lên chủ đề cho buổi tiệc. Nếu sự sáng tạo là linh hồn của bữa tiệc, thì chủ đề chính là diện mạo của bữa tiệc. Để có ý tưởng và chủ đề phù hợp, bạn cần phải dựa trên tiêu chí mà khách hàng đề ra, tệp khách mời tới tham dự tiệc và mục tiêu truyền thông của party.

2. Xác Định Thời Gian Và Địa Điểm Tổ Chức party 

Sau khi đã hình thành được ý tưởng và chủ đề của bữa tiệc, bạn sẽ tiếp tục lựa chọn thời gian và địa điểm tổ chức tiệc.

Thời gian họp nên được chọn theo mục đích tổ chức cuộc họp. Ví dụ, sự kiện khai trương nên được bố trí trên phố vào buổi sáng khi đông người qua lại để buổi tiệc thu hút được sự chú ý của mọi người. Tuy nhiên, nếu tổ chức tiệc tất niên, bạn nên chọn thời gian tổ chức vào buổi tối hoặc cuối tuần, để khách mời tham gia có nhiều thời gian tham gia sự kiện hơn.

Địa điểm tổ chức Party ngoài trời cũng cần được cân nhắc để phù hợp với loại hình sự kiện. Đối với tiệc ngoài trời, bạn có thể cân nhắc các địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời, chẳng hạn như không gian tổ chức tiệc ngoài trời trong công viên hoặc nhà hàng.

3. Xây Dựng Kịch Bản Tổ Chức Party Chi Tiết

Đây là bước quan trọng nhất trong quy trình tổ chức sự kiện truyền thông. Xây dựng kịch bản chi tiết cho một sự kiện là bước tạo một sự kiện trên giấy. Ở bước này, bạn sẽ lên kế hoạch cho những công việc quan trọng cần chuẩn bị như trang trí sân khấu, lên kịch bản biểu diễn, phân bổ nhân lực cho từng công đoạn… Đồng thời, bạn cũng cần lập bảng phân bổ. Kiểm soát tốt hơn công việc của từng nhân viên cụ thể và tiến độ công việc rõ ràng hơn.

Lập kế hoạch tổ chức tiệc bao gồm các bước sau:

• Lên Danh Sách Khách Mời

Khi tổ chức tiệc, việc lên danh sách khách mời là một bước rất cần thiết. Lập danh sách khách mời có thể giúp bạn xác định số lượng khách được mời, cách chọn địa điểm và cách đặt chủ đề cho phù hợp.

• Dự Trù Kinh Phí Tổ Chức

Bạn nên lập ngân sách rõ ràng cho chi phí của bữa tiệc. Nếu bạn chỉ có thể sử dụng một số tiền nhất định để tổ chức tiệc, bạn nên chia số tiền thành nhiều phần nhỏ tương ứng với công việc cụ thể.

4. Quy Trình Trong Khi Tổ Chức Party Tiến Hành Chuẩn Bị party 

Đây là giai đoạn bạn biến những ý tưởng của mình trên giấy thành hiện thực. Bộ phận sẽ thực hiện các nhiệm vụ được giao. Những việc bạn cần làm trong bước này là: trang trí địa điểm tổ chức tiệc; thiết lập hệ thống âm thanh ánh sáng; gửi giấy mời cho khách mời

• Tổng Duyệt Chương Trình

• Quá Trình Tổ Chức 

• Đón Tiếp Khách Mời

•  Kết Thúc Chương Trình

Các ý tưởng giúp buổi Party ngoài trời ấn tượng, tiết kiệm chi phí.

Để tạo ấn tượng với khách mời, Loadidong.vn sẽ gợi ý một số cách trang trí tiệc ngoài trời ấn tượng và tiết kiệm chi phí.

1. Lọ hoa đầy màu sắc

Nếu bàn đặt dưới gốc cây to, bạn có thể tận dụng ngay bóng cây dày đặc làm nơi treo những chiếc lọ thủy tinh với nhiều màu sắc và kiểu dáng. Mỗi lọ thủy tinh chứa đầy những loại hoa mà bạn yêu thích Quy tắc đơn giản, màu sắc cắm hoa không trùng với màu của bình mang đến bức tranh rực rỡ đầy màu sắc cho không gian bữa tiệc. Ngoài ra, sự kết hợp giữa thủy tinh màu có độ trong nhất định và ánh sáng của ngọn nến đặt dưới bàn tạo nên vẻ đẹp lung linh, huyền ảo khi tổ chức vào buổi chiều và tối.

2. Kết hợp hoa và nến nổi

Hai yếu tố hoa và nến dường như khó có thể bỏ qua trong bữa tiệc. Nếu không có những yếu tố này, không gian dường như không được ngọt ngào và lãng mạn cho lắm. Để mọi người hào hứng khi bắt đầu bữa tiệc và cảm thấy lưu luyến khi rời đi, hãy sử dụng chậu nhôm và xô đựng đầy nước, cắm hoa và nến nổi. Đặt chậu hoa và nến trên lối đi dẫn vào không gian thay cho lời mời trân trọng và lời chúc lưu luyến đến khách mời.

3. Kết hợp hoa và bóng bay

Những cặp hoa và bóng bay cũng xuất hiện rất nhiều trong các buổi tụ tập lớn nhỏ, bởi sự xuất hiện của chúng mang lại niềm vui, sự chào đón thân thuộc và không khí ấm cúng, thoải mái cho mọi người. Do đó, hãy bớt chút thời gian chuẩn bị một chùm bóng bay lớn, đính hoa vào từng quả bóng bay và đặt chúng gần bàn. Không cần trang trí quá rườm rà, tốn công suy nghĩ và tiền bạc, sự hiện hữu của cặp đôi này cũng đủ khiến bữa tiệc trở nên thú vị và ấn tượng.

4. Cắm hoa theo phong cách Rustic

Hãy chọn phong cách nhẹ nhàng, đơn giản nhưng thân thiện để làm đẹp cho góc nhỏ quây quần ngoài trời của gia đình bạn. Chúng tôi khuyên bạn nên cắm điện bằng thùng nhôm cũ hoặc dụng cụ tưới cây. Chi tiêu theo cách của riêng bạn. Cách cắm hoa đơn giản mang tính thẩm mỹ cao sẽ mang đến không khí buổi tiệc vui nhộn nhưng không kém phần trang nhã, bắt mắt.

5. Kết hợp lồng đèn, hoa và nến

Chuẩn bị nhiều chiếc đèn lồng với nhiều kích cỡ khác nhau, đặt những ngọn nến lớn bên trong và cắm hoa vào bên dưới những chiếc đèn cầy để hoàn thành mỗi tác phẩm nghệ thuật của bạn. Sau đó treo chúng phía trên bàn. Khi bạn thắp nến lên là cuộc gặp gỡ bắt đầu, để chúng tỏa ra hương thơm thoang thoảng và giúp không gian thêm lãng mạn, ngọt ngào.

6. Treo hoa thành chùm

Thay vì treo nến hay đèn lồng phía trên bàn, bạn cũng có thể tạo hình đèn chùm độc đáo bằng cách kết hợp hoa để mang lại vẻ đẹp đầy màu sắc. Để tạo được tác phẩm nghệ thuật này, bạn hãy sử dụng khung cũ, lắp đặt tấm lưới trên khung để gắn hoa tươi và đèn chiếu sáng. Ánh sáng luôn đi kèm với hoa để tạo nên vẻ đẹp hoàn hảo, ấn tượng.

7. Treo hạc giấy

Những chú hạc giấy được bạn và mọi người gấp khi rảnh rỗi cũng có thể dùng làm vật trang trí để bữa tiệc thêm độc đáo và bắt mắt. Cách gấp hạc cũng rất đơn giản, chỉ cần một cây kim là có thể xây những chú hạc đã gấp thành từng chuỗi ngắn có độ dài khác nhau. Một chuỗi hạc giấy treo phía trên bàn tiệc sẽ mang đến vẻ đẹp thơ mộng cho không gian tổ chức Party ngoài trời.

Sắp xếp những bình hoa độc đáo và sáng tạo để buổi sum họp gia đình nhỏ của bạn thêm hoàn hảo. Bạn có thể dùng lọ thủy tinh để cắm hoa và cho vào thùng rượu cũ để tạo thành một bó hoa đẹp, đặc biệt bắt mắt trên bàn tiệc.

Hoặc bạn có thể cắm hoa vào những chiếc ly và lọ lớn, kết hợp với các loại trái cây, dùng sự khéo léo của mình để làm cho bàn tiệc thêm màu sắc và dễ thương.

Khi gia đình tổ chức đám hỏi đông người, bạn hãy nhờ đến sự trợ giúp của hai chất liệu chính là vải và giấy. Hoa giấy, lồng đèn giấy nhiều màu sắc trên bàn luôn mang lại sự thú vị. 

Những chú hạc giấy được bạn và mọi người gấp khi rảnh rỗi, cũng có thể trở thành phụ kiện trang trí giúp bữa tiệc thêm độc đáo, bắt mắt hơn. Cách gấp hạc cũng khá đơn giản, và bạn chỉ cần dùng kim, chỉ để xâu những chú hạc vừa gấp thành chuỗi dài ngắn khác nhau. Những chuỗi hạc giấy treo phía trên bàn tiệc sẽ mang đến nét đẹp bay bổng, thi vị cho không gian.

8. Cắm hoa trên bàn tiệc

Sắp xếp những bình hoa độc đáo và sáng tạo để buổi sum họp gia đình nhỏ của bạn thêm hoàn hảo. Bạn có thể dùng lọ thủy tinh để cắm hoa và cho vào thùng rượu cũ để tạo thành một bó hoa đẹp, đặc biệt bắt mắt trên bàn tiệc.

Hoặc bạn có thể cắm hoa vào những chiếc ly và lọ lớn, kết hợp với các loại trái cây, dùng sự khéo léo của mình để làm cho bàn tiệc thêm màu sắc và dễ thương.

9. Trang trí party bằng yếu tố giấy và vải

Khi gia đình tổ chức đám hỏi đông người, bạn hãy nhờ đến sự trợ giúp của hai chất liệu chính là vải và giấy. Hoa giấy, lồng đèn giấy nhiều màu sắc trên bàn luôn mang lại sự thú vị

vui vẻ, nhộn nhịp cho buổi tiệc. Hãy kết hợp hoa và lồng đèn bằng giấy với những dải vải lụa hoặc voan đan xen như thêm nét đẹp dịu dàng, thơ mộng cho không gian. 

10. Dàn âm thanh di động karaoke chất lượng

Như bạn đã biết, những chiếc loa di động sẽ làm cho bữa tiệc trở lên sôi động và cuốn hút hơn, giúp cho các phần trình diễn văn nghệ hấp dẫn và hay hơn. Chính vì vậy, việc chuẩn bị một chiếc loa kéo công suất lớn hay nhất hiện nay cực kỳ quan trọng. Lựa chọn một chiếc loa karaoke di động di động sẽ giúp bạn di chuyển chúng bất kỳ nơi đâu một cách dễ dàng và kết nối bluetooth cũng cực kỳ tiện dụng.

Trên đây là 10 ý tưởng tổ chức party ngoài trời Mới Lạ - Độc Đáo - Ấn Tượng. Với những chia sẽ chi tiết trên, Loadidong.vn hy vọng có thể mang đến cho quý khách một buổi party thật hoành tráng và ấn tượng. Hãy liên hệ 0902.926.995 để giúp bạn lựa chọn  loa kéo hay nhất hiện nay chính hãng và giá cả hợp lý.